Zentrale Digitalplattform für S-E-T Studienreisen

Die S-E-T Studienreisen GmbH aus Bremen gehört seit über 25 Jahren zu den etablierten deutschen Spezialisten für betreute Klassen-, Kurs- und Gruppenreisen mit Schwerpunkt England.

Das Unternehmen steht für persönliche Betreuung, pädagogisch wertvolle Reiseprogramme und eine sehr hohe organisatorische Qualität.

Mit einem festen Netzwerk aus Partnerschulen, Unterkünften und Reisebusanbietern sowie einem engagierten Team entwickelt S-E-T maßgeschneiderte Reisen für Schülergruppen – sicher, zuverlässig und professionell organisiert.

Das bestehende Kundencenter zeigte bereits eine hohe Digitalaffinität, bot aber großes Potenzial für eine moderne, integrierte Gesamtplattform.

Die vorhandenen Systeme bestanden aus klassischen Windows- und Office-Anwendungen, Excel-Tabellen, SharePoint-Dokumenten und mehreren gewachsenen Tools. Solche Insellösungen führen allgemein zu:

redundanter Datenerfassung

hohem manuellen Verwaltungsaufwand

fehlender Transparenz zwischen Backoffice, Kundenservice, Disposition und Betreuung

manuellen oder unvollständigen Finanzprozessen (Zahlungseingang, Mahnwesen, Debitoren, DATEV-Übergabe)

nicht vollständig zugeordneten Kommunikationsdaten (E-Mail, Telefonie, Dokumente)

eingeschränkten Möglichkeiten für Lehrkräfte und Gruppenverantwortliche

Gleichzeitig stieg der Bedarf an digitaler Abwicklung, Echtzeitinformationen und mobilen Lösungen im Reise- und Bildungsbereich.

Für S-E-T entsteht eine moderne, skalierbare Gesamtlösung, die alle Abläufe zentralisiert, automatisiert und digitalisiert – ohne die bewährte Windows-/Office-Arbeitsweise aufzugeben.

Zentrale Datenbank für alle Kunden-, Reise-, Buchungs-, Zahlungs- und Kommunikationsdaten

Webbasiertes Kundenportal mit Echtzeit-Anbindung

Mitarbeiter-Frontend kompatibel mit bestehender Windows-/Office-Logik

Automatisierte Finanzprozesse inkl. Mahnwesen, Zahlungseingangsverarbeitung und Debitorenverwaltung

Einheitliches Kommunikations- und Dokumentenmanagement (E-Mail, CTI, Dokumente)

Grundlage für eine mobile App zur Kundenbindung und Unterstützung des Betreuungspersonals

Integration bestehender Daten aus Excel- und SharePoint-Strukturen

Neu aufgebaute, zukunftssichere Server- und Hosting-Infrastruktur

bis zu 40 Prozent weniger manueller Verwaltungsaufwand

transparente und saubere Datenbasis ohne Medienbrüche

schnelleres und moderneres Buchungserlebnis für Lehrkräfte und Gruppen

deutliche Qualitätssteigerung in Kommunikation und Informationsfluss

automatisierte, fehlerarme Abläufe in Buchhaltung und Backoffice

klare Entlastung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

skalierbare Plattform für neue Angebote, Apps und digitale Services

Dieser Use-Case zeigt, wie moderne Reise- und Serviceunternehmen ihre bestehenden Strukturen gezielt um digitale Lösungen erweitern können. Durch eine zentrale Datenplattform, ein intuitives Kundenportal, automatisierte Prozesse und eine optionale App entsteht eine flexible, zukunftsorientierte Gesamtarchitektur.

Die Lösung setzt nicht auf Umbruch, sondern auf Weiterentwicklung: Sie integriert sich in bewährte Arbeitsabläufe, schafft neue Effizienz, verbessert das Kundenerlebnis und legt die Grundlage für nachhaltiges Wachstum im digitalen Raum.